Как правильно оформить дистанционного работника с 2021 года

Прежде чем принять на работу дистанционного сотрудника или перевести действующего работника на удаленку, учтите особенности дистанционной работы и изменения с 2021 года.

Существует два способа работы сотрудника вне офиса:

• надомная работа;
• дистанционная работа.

К дистанционной или удаленной работе относят работу, которую сотрудник выполняет с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети Интернет, и сетей связи общего пользования:

• вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности;
• вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

На удаленных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства, работа осуществляется на основании трудового договора на постоянной основе либо временно (ч. 3 ст. 312.1 ТК). У трудовых отношений с такими сотрудниками есть свои особенности, которые регулирует:

• глава 49.1 ТК;
• Закон от 06.11.2011 № 63-ФЗ, который описывает порядок получения электронной подписи и обмена электронными документами между сотрудником и работодателем.

Варианты дистанционной работы

С 1 января 2021 года в ТК предусмотрено четыре варианта работы в удаленном режиме.

Как принять на работу удаленного сотрудника

По общим правилам от дистанционного сотрудника нужно получить пакет документов, подписать трудовой договор и оформить отношения как с обычным сотрудником.

Общие правила не распространяются на экстренный перевод на удаленку действующего сотрудника (ст. 312.9 ТК). Например, по решению властей, при эпидемии и других исключительных случаях, которые угрожают жизни или нормальным жизненным условиям всего населения или его части. 

Общие правила

По общим правилам дистанционный сотрудник должен представить для трудоустройства тот же пакет документов, что и обычный сотрудник. Отличие в том, что эти документы дистанционный сотрудник может представить не только лично, но и в электронной форме (ч. 3 ст. 312.2 ТК). Если сотрудник представляет документы в электронном виде, организация может дополнительно потребовать прислать нотариально заверенные копии по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК). 

Далее отношения оформите по установленному трудовому законодательству, с соблюдением требований статьи 68 ТК. А именно:

• оформите трудовой договор;
• издайте приказ о приеме на работу;
• заведите личную карточку;
• внесите запись в бумажную трудовую книжку, если на этом настаивает сотрудник.

Прежде чем оформлять отношения с дистанционным сотрудником, внесите изменения в правила внутреннего трудового распорядка или принять локальный нормативный акт, например положении о дистанционной работе, где пропишите основные правила работы дистанционных сотрудников, а именно:

• режим рабочего времени дистанционных сотрудников;
• продолжительность или периодичность временной дистанционной работы;
• порядок и условия выхода дистанционного сотрудника на работу по инициативе работодателя и сотрудника;
• порядок предоставления отпусков дистанционным сотрудникам;
• порядок и сроки подачи отчетов о проделанной работе;
• дополнительные обязанности по охране труда;
• другие условия.

Когда будет необходимо изменить ряд условий локального нормативного акта, это можно сделать в одностороннем порядке – через приказ руководителя.

Больше информации вы найдете в онлайн-справочной Системе Кадры.