Как оформить компенсацию расходов удаленным сотрудникам с 1 января 2024 года

С 1 января 2024 года работодатель вправе не облагать НДФЛ и взносами компенсацию удаленщику в связи с использованием имущества в пределах 35 руб. за отработанный день без подтверждения документами.

Трудовой кодекс обязывает работодателя обеспечить дистанционного работника оборудованием и программами или заплатить ему компенсацию. Работодатель вправе не выплачивать компенсацию за использование личного имущества, если предоставляет оборудование для работы (ст. 312.6 ТК).

Помимо штрафа по пункту 1 статьи 5.27 КоАП, к работодателю может обратиться работник с заявлением за возмещением ущерба. Работодатель в течение 10 дней обязан рассмотреть заявление работника и принять соответствующее решение. Если работник не получит ответ или не будет им удовлетворен, то он вправе обратиться в суд. Основание – статья 235 ТК.

Оформление и выплата

Работодатель платит компенсацию дистанционным сотрудникам в двух случаях. Когда не обеспечил их оборудованием и другими средствами для работы или когда возмещает расходы при их использовании.

Для выплаты компенсации определитесь, какие расходы планируете компенсировать. Установите размер компенсации – фиксированный или расчетный, от этого зависит список документов, которые оформляет работодатель и предоставляет работник.

Размер

Размер компенсации дистанционному сотруднику в связи с использованием личного имущества работодатель и работник определяют самостоятельно.

Но есть ограничения, которые связаны с расчетом НДФЛ, взносов, учетом расходов при расчете налога на прибыль. Их нужно учитывать при оформлении компенсаций – указать размер компенсации или способ ее расчета в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте.

В НК установлены два варианта учета компенсации.

• Первый – в пределах 35 руб. за каждый отработанный дистанционно день.
• Второй – в размере фактических затрат, подтвержденных документами.

Работодатель вправе установить для одних работников компенсацию на основании подтверждающих документов, для других – фиксированную сумму в пределах 35 руб. Это не запрещено. Главное, чтобы из документов было ясно, какой способ компенсации действует в отношении конкретного сотрудника. Сочетать оба способа в отношении одного работника нельзя.

Документы

Документы для оформления компенсации дистанционному сотруднику расходов в связи использованием личного имущества делятся на три вида.

• В одних устанавливают порядок выплаты компенсации и способ определения ее размера.
• В других указывают исчисленный размер за месяц, указание бухгалтеру о выплате конкретной суммы – если это необходимо.
• Третий вид документов нужен для подтверждения расходов – если это необходимо, их предоставляет работник: документы о приобретении или аренде оборудования, оплате интернета, покупке расходных материалов.

Документы, чтобы установить компенсацию

Документы, в которых можно установить компенсации, перечислены в трудовом и налоговом законодательстве. Это статья 312.6 ТК, подпункт 11.1 пункта 1 статьи 264 НК. С 2024 года в связи с расширением правил исчисления НДФЛ и взносов с компенсаций документы будут перечислены в пункте 1 статьи 217, подпункте 2 пункта 1 статьи 422 НК в редакции Закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ.

Установить правила выплаты компенсации и ее размер достаточно в одном из документов:

• трудовом договоре либо в дополнительном соглашении к трудовому договору;
• коллективном договоре;
• локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, например в положении о дистанционной работе.

Для начисления компенсации бухгалтеру нужен приказ. Компенсацию перечисляют платежным поручением или выплачивают из кассы.

Больше полезной информации вы найдете в Системе Главбух.